pdv-software bei Facebook

Weitere Fragen?

Rufen Sie uns einfach unverbindlich an - wir freuen uns auf Ihren Kontakt!

Anrufen, bitte. 05321-57320

Mit der Standardapplikation Excel zum sicheren Berichtswesen

Mit einfachen Mitteln lässt sich Mircosoft Excel als professionelles Berichtswerkzeug einsetzen

Microsoft Excel ist ein mächtiges Werkzeug zur Darstellung von Informationen und wird quer durch die Branchen eingesetzt. Mit wenig Klicks bekommt man Werte in Arbeitsblätter kopiert, gefiltert, sortiert, berechnet – und als Ausgabe erhält man die erzeugten Daten als optisch ansprechende und aussagekräftige Berichte und Grafiken. Kein Wunder, dass Excel in vielen Unternehmen zu einem Werkzeug geworden ist, das so selbstverständlich ist wie ein Taschenrechner.

Diagramm: Aufwand im Verhältnis zur DatenmengeWendet man Excel professionell an, so lernt man auch die Komplexität kennen, die hinter diesem Tool steckt. Was sind Originalwerte, was berechnete Werte? Was wurde ursprünglich mit welcher Zelle oder welchem Arbeitblatt verknüpft? Wurden Werte oder Formeln nur kopiert oder aus anderen Berechnungen völlig neu zusammengesetzt? Warum taucht plötzlich doch eine falsche Formel wieder auf, die doch schon in einem anderen Arbeitsblatt berichtigt wurde? Hat man eigentlich die richtige Version des Arbeitsblattes vor sich? Und überhaupt – wo befindet sich diese verdammte Datei mit diesem Ausreißer in den letzten Quartalszahlen, die man doch schon fertig hatte…?

Ein generelles Problem von Excel ist, dass es kein vollständiges Berichtswerkzeug (wie z.B. Crystal Reports) darstellt und schon gar nicht zur Datenhaltung konzipiert wurde. Excel ist und bleibt „nur“ ein extrem mächtiges Auswertewerkzeug. Wer Excel jedoch beherrscht und lieb gewonnen hat, missbraucht dieses Werkzeug bewusst oder auch unbewusst – als Datenbankersatz und als zentrales Berichtswesen. Die logische Folge ist ein ausuferndes und kaum zu beherrschendes Dateiuniversum, in dem weder die Historie verfolgt noch die Korrektheit der Daten gewährleistet werden kann.

 

Lösung: Excel mit professioneller Datenhaltung kombinieren

Kombiniert man die Stärken von Excel mit den Vorteilen einer professionelle Datenhaltung – inklusive der Einhaltung entsprechender IT-Richtlinien und gesetzlicher Vorgaben, einer sauberen Struktur und vor allem der Nachverfolgbarkeit der Daten – wird aus Excel ein perfektes Werkzeug für das ansehnliche Berichtswesen. Statt beliebig in unkoordinierten Arbeitsblättern werden die Daten direkt aus deren Quellen – den vorhandenen Datenbanken wie beispielsweise Oracle, MS-SQL Server, MySQL, SQLite – erfasst. Der Abfragegenerator von pdv-beas3 ermöglicht es dem Anwender, gezielt spezielle Daten beispielsweise für einen Monatsbericht aus der Datenbank direkt in ein gewünschtes XLS-Format zu übertragen. Nebenbei kann damit auch der Zugriff auf die Daten nach Kriterien geschützt werden, um sensible Daten generell abzuschirmen oder gesetzliche Datenschutzauflagen zu erfüllen.

 

Flexible Schnittstellem, verlässliche Berechnungen, zurückverfolgbare Daten

Ist dieser Weg beschritten, so ergeben sich die weiteren Möglichkeiten fast von allein. Die strukturierte Speicherung in einer Datenbank bietet flexible Schnittstellen, um Daten mit anderen Applikationen austauschen zu können. Regelmäßige Berechnungen, welche beispielsweise als Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Auflagen nötig oder entscheidend für die Qualitätssicherung im Unternehmen sind, gehören in die Datenbank und können dort per Automatismus ausgeführt werden. Zudem ergibt sich die Möglichkeit, alle Daten (nicht nur die Berichte) zu historisieren und zu versionieren - und Änderungen komfortabel zurückverfolgen zu können, ohne einem Berg von Arbeitsblättern durchsuchen zu müssen.

Befinden sich die Formeln statt in den Excel-Datenblättern in der Datenbank, kann man sich auf die Berechnungen verlassen, da bereits einmal verifizierte Formeln immer funktionieren. Für regelmäßige Berichte (z.B. monatliche Qualitätsberichte) wird nur einmal eine Vorlage erstellt, die dann für jeden Bericht zur Verfügung steht; anstatt wie gewohnt den alten Qualitätsbericht zu kopieren, das Datum anzupassen und ggf. noch alle Daten manuell herauszusuchen und in Excel zu übertragen, übernimmt das System diese Aufgaben – zuverlässiger, präziser und schneller, als es selbst der geübte Anwender leisten könnte. Und sollten Änderungen an den Berechnungen nötig sein, so müssen diese nur einmal durchgeführt werden; selbst der Aufwand für die Anpassung und Erstellung eines neuen, ähnlichen Berichtes ist nur noch gering.

Die Nachteile von Excel – wie z.B. die maximale Größe der Arbeitsblätter – können ebenso als Chance genutzt werden. Beispielsweise können Aggregationsprozesse in der Datenbank die notwendigen Daten vorberechnen oder umsortieren, so dass durch die Verdichtung der Datenzugriff im Endeffekt sogar schneller wird – das Contra-Argument wandelt sich in einen Vorteil um.

Über den Designer fügen Sie die Datenbankabfragen einfach als Platzhalter in eine Excel-Vorlage ein. Wird der Bericht ausgeführt, werden diese Felder automatisch mit reellen Daten gefüllt.

 

Fazit

Sind die Strukturen und die Anforderungen an die Berichte eindeutig spezifiziert, sollte man über ein erweitertes Berichtswesen mit pdv-beas3 und MS Excel nachdenken – über Verbesserungen, welche die gesamten Arbeitsabläufe sicherer, einfacher und somit kosteneffizienter machen. So lassen sich dank zahlreicher positiver Nebeneffekte organisatorische Abläufe optimieren, wie z.B. durch eine spürbare Zeiteinsparung dank weniger Suchzeit oder durch effektivere Dateneingaben. Und nicht zuletzt lässt sich das gesamte Berichtswesen in ein Sicherungskonzept einbinden, inklusive Benutzerverwaltung mit Zugriffskontrolle für sensible Daten oder bereits archivierte Berichte.

Was die Bearbeitung und Darstellung von Zahlen betrifft, kennt der Funktionsumfang von Excel ohnehin fast keine Grenzen. Aber erst in Kombination mit den oben genannten Möglichkeiten wird Excel zu einem Berichts- und Auswertewerkzeug, das weit über die Leistungsgrenzen der Berichte normaler Standardapplikation hinausgeht.